Un savoir – vivre de circonstance : La secrétaire / assistante / collaboratrice
Un portrait idéal
Le secrétariat est le pilier du savoir-vivre : d’entreprise. Il est le passage obligé de la communication, sous presque toutes ses formes ; il est enfin, le i détenteur des clefs donnant accès à tout collaborateur l et du modus vivendi de tout un service. C’est à travers la voix des secrétaires que l’on « entend » l’entreprise ; c’est leur diligence qui fait la qualité d’une relation ;
lorsqu’elles font barrage, aucun sésame ne vous ! permettra de passer outre.
Son bureau, passage obligé des visiteurs, est d’une neutralité exemplaire : pas de cartes postales épinglées, de photos personnelles…
Elle interrompt systématiquement toute conversation j personnelle à l’approche d’un visiteur quel qu’il soit. Celui-ci sera toujours prioritaire même lorsque la conversation a lieu avec un supérieur hiérarchique.
Elle a une âme de maîtresse de maison (elle est responsable de l’eau des fleurs, prend soin des
bureaux, veille à l’agrément des lieux, etc.).
Elle se sent responsable de ce qui se passe autour
d’elle, offre son aide lorsqu’elle voit quelqu’un attendre ou errer dans un couloir…
Elle a la mémoire des noms, des visages et des voix (au i téléphone) et sait signaler à chacun qu’elle le reconnaît.
Elle a une culture de base dans le domaine des relations publiques (titres, fonctions, importance).
Sa discrétion est exemplaire.
Elle gère les agendas sans dégager sa responsabilité lorsque survient un problème.
Elle comprend l’importance des activités extraprofessionnelles de son patron qui sont une prolongation de son travail quotidien et participe donc à la gestion de sa vie privée, jusqu’à un certain point.Elle sait gérer les priorités. Un coup de fil peut nécessiter de retarder ou non le rendez-vous qui suit. Elle présente des excuses lorsqu’« il » va être en retard.
Elle prend des initiatives, sans avoir besoin de vérifier systématiquement qu’elle fait bien.
Elle s’intéresse au contenu de ce qu’elle voit et entend (met en relief une lettre au courrier qui lui paraît importante, avertit de ce qui paraît suspect…).
Elle « traduit » les humeurs excessives ou les réactions trop vives.
Lorsqu’elle dit « non », elle le fait avec une telle délicatesse que son interlocuteur est aussi à l’aise que si on lui avait dit « oui », car elle ne profite pas (comme quelques consœurs) de cette occasion qui lui est offerte de manifester une autorité dont elle n’est que le porte- parole.
Bref ! Elle ne se prend pas pour celui ou celle qu’elle seconde.
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