Savoir gérer un appel d’offre

> > Savoir gérer un appel d’offre ; écrit le: 26 décembre 2013 par imen modifié le 3 juillet 2018

Procéder à un appel d’offre revient à contacter plusieurs four­nisseurs pour établir ensuite une comparaison méthodologi­que de leurs offres et de leurs propositions tarifaires ; couram­ment pratiqué par les opérationnels, il existe aujourd’hui, dans certains secteurs d’activité, une direction des achats.

Aux différences de traitement infligées aux four­nisseurs. Un appel d’offre ne consiste pas à faire entrer des gladiateurs dans une arène. Les mêmes égards sont dus à tous ceux qui soumissionnent.

Au barrage téléphonique infranchissable le jour des résultats pour ne pas avoir à donner de mauvai­ses nouvelles (c’est bien le seul moment où l’on voit tant d’âmes sensibles).

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Au marchandage déplacé. Un fournisseur n’est pas un marchand de tapis, et ses prix ne sont pas établis de la même façon que dans un souk. Certai­nes négociations sont littéralement offensantes.

Oui !

  • Chez le client, accepter de fournir tous les rensei­gnements nécessaires ; même si le discours est jugé répétitif et fastidieux, le responsable traitera de la même façon les premiers et les derniers contacts.
  • Si le choix est préalablement arrêté et que la compétition n’est qu’une formalité, le responsable limitera le travail de spéculation des sociétés concernées à un récapitulatif schématique, ne nécessitant pas d’investissement exagéré.
  • Le moment venu, envoyer une lettre ou passer un coup de fil à chaque prestataire lui expliquant les raisons pour lesquelles il n’a pas été retenu et en le remerciant du travail effectué.
  • Le savoir-vivre n’est pas un simple « paquet cadeau protoco­laire », c’est la revendication d’une attitude dans la vie : un savoir être. Les valeurs y trouvent donc leur place.

Pour

  • Affirmer ses valeurs, les revendiquer et les rappeler !
  • Partir du principe que « l’autre » est de bonne foi et qu’il s’est trompé…
  • Dépasser le simple comportement « correct » professionnel et respecter l’homme plus que le fournisseur ou le collaborateur.
  • Faire respecter vos droits sans agressivité ; la fermeté n’exclut pas la courtoisie.
  • Rester modeste. Il s’agit de la plus grande des élégances. Laissez les autres découvrir vos talents et vos qualités. S’ils ne les découvrent pas tout seuls, réfléchissez !

 Contre

  • Tous les comportements d’un client mal élevé e) non professionnel : les manquements à soi même et au respect d’autrui.
  • Ne pas rappeler, ne pas répondre.
  • Envoyer une lettre pour arrêter un contrat sans autre explication, etc.
  • Faire faire le « lièvre » plusieurs fois de suite à un fournisseur, de façon outrancière et se plaindre de la quatrième proposition « trop légère » alors que la méthodologie avait déjà été détaillée dans les trois propositions précédentes.
  • En qualité de fournisseur, ne pas être retenu en short-list, et réaliser, lors de l’appel d’offre suivant, que le cahier des charges reprend point par point la proposition non retenue.
  • Envoyer un cahier des charges le 5 août et exiger une réponse pour le 20 août, quand tout le monde est en vacances.
  • Demander vingt-cinq exemplaires de la réponse.
  • Demander un devis « urgentissime » et ne pas donner de réponse.
  • Le fait de ne pas ouvrir les enveloppes de réponse à l’appel d’offre pour une obscure raison administrative et adresser en retour le même devis non ouvert, trois mois après (classique dans l’admi­nistration).
  • Un cahier des charges de trente pages pour une minuscule prestation…
  • Un cahier des charges de deux pages pour une mise en place importante. La principale conséquence est que toutes les questions sont à poser et que le fournisseur exécutera un double travail.
  • La pré-consultation d’un seul prestataire « sous le manteau » pour se servir du travail effectué de rédaction et envoyer le cahier des charges inspiré du projet à « toute la place ! »
  • Quitter un fournisseur après des mois ou des années de collaboration comme on jette un kleenex.
  • Remettre en compétition son prestataire, comme on compare le prix de deux boîtes de petits pois.

    Et  lors de la soutenance orale.

    Attention votre comportement peut vite être odieux !

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    Depuis deux heures, vous n’avez pas proposé un seul verre d’eau à ceux qui planchent.

    Vous regardez par la fenêtre ou répondez à votre télé phone portable.

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    Vous posez certaines questions qui prouvent, j d’évidence, que la proposition n’a pas été lue par la | majorité des acteurs présents.

    Vous manifestez une froideur glacée devant un presta­taire stressé.

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    Vous avez une fâcheuse tendance à vous considérer comme faisant partie d’un jury de correctionnelle.

    Les jeux sont faits et la soutenance est un prétexte.

vidéo: Savoir gérer un appel d’offre

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