Savoir gérer un appel d'offre
Procéder à un appel d’offre revient à contacter plusieurs fournisseurs pour établir ensuite une comparaison méthodologique de leurs offres et de leurs propositions tarifaires ; couramment pratiqué par les opérationnels, il existe aujourd’hui, dans certains secteurs d’activité, une direction des achats.
Aux différences de traitement infligées aux fournisseurs. Un appel d’offre ne consiste pas à faire entrer des gladiateurs dans une arène. Les mêmes égards sont dus à tous ceux qui soumissionnent.
Au barrage téléphonique infranchissable le jour des résultats pour ne pas avoir à donner de mauvaises nouvelles (c’est bien le seul moment où l’on voit tant d’âmes sensibles).
Au marchandage déplacé. Un fournisseur n’est pas un marchand de tapis, et ses prix ne sont pas établis de la même façon que dans un souk. Certaines négociations sont littéralement offensantes.
Oui !
- Chez le client, accepter de fournir tous les renseignements nécessaires ; même si le discours est jugé répétitif et fastidieux, le responsable traitera de la même façon les premiers et les derniers contacts.
- Si le choix est préalablement arrêté et que la compétition n’est qu’une formalité, le responsable limitera le travail de spéculation des sociétés concernées à un récapitulatif schématique, ne nécessitant pas d’investissement exagéré.
- Le moment venu, envoyer une lettre ou passer un coup de fil à chaque prestataire lui expliquant les raisons pour lesquelles il n’a pas été retenu et en le remerciant du travail effectué.
- Le savoir-vivre n’est pas un simple « paquet cadeau protocolaire », c’est la revendication d’une attitude dans la vie : un savoir être. Les valeurs y trouvent donc leur place.
Pour
- Affirmer ses valeurs, les revendiquer et les rappeler !
- Partir du principe que « l’autre » est de bonne foi et qu’il s’est trompé…
- Dépasser le simple comportement « correct » professionnel et respecter l’homme plus que le fournisseur ou le collaborateur.
- Faire respecter vos droits sans agressivité ; la fermeté n’exclut pas la courtoisie.
- Rester modeste. Il s’agit de la plus grande des élégances. Laissez les autres découvrir vos talents et vos qualités. S’ils ne les découvrent pas tout seuls, réfléchissez !
Contre
- Tous les comportements d’un client mal élevé e) non professionnel : les manquements à soi même et au respect d’autrui.
- Ne pas rappeler, ne pas répondre.
- Envoyer une lettre pour arrêter un contrat sans autre explication, etc.
- Faire faire le « lièvre » plusieurs fois de suite à un fournisseur, de façon outrancière et se plaindre de la quatrième proposition « trop légère » alors que la méthodologie avait déjà été détaillée dans les trois propositions précédentes.
- En qualité de fournisseur, ne pas être retenu en short-list, et réaliser, lors de l’appel d’offre suivant, que le cahier des charges reprend point par point la proposition non retenue.
- Envoyer un cahier des charges le 5 août et exiger une réponse pour le 20 août, quand tout le monde est en vacances.
- Demander vingt-cinq exemplaires de la réponse.
- Demander un devis « urgentissime » et ne pas donner de réponse.
- Le fait de ne pas ouvrir les enveloppes de réponse à l’appel d’offre pour une obscure raison administrative et adresser en retour le même devis non ouvert, trois mois après (classique dans l’administration).
- Un cahier des charges de trente pages pour une minuscule prestation…
- Un cahier des charges de deux pages pour une mise en place importante. La principale conséquence est que toutes les questions sont à poser et que le fournisseur exécutera un double travail.
- La pré-consultation d’un seul prestataire « sous le manteau » pour se servir du travail effectué de rédaction et envoyer le cahier des charges inspiré du projet à « toute la place ! »
- Quitter un fournisseur après des mois ou des années de collaboration comme on jette un kleenex.
- Remettre en compétition son prestataire, comme on compare le prix de deux boîtes de petits pois.
Et lors de la soutenance orale.
Attention votre comportement peut vite être odieux !
Depuis deux heures, vous n’avez pas proposé un seul verre d’eau à ceux qui planchent.
Vous regardez par la fenêtre ou répondez à votre télé phone portable.
Vous posez certaines questions qui prouvent, j d’évidence, que la proposition n’a pas été lue par la | majorité des acteurs présents.
Vous manifestez une froideur glacée devant un prestataire stressé.
Vous avez une fâcheuse tendance à vous considérer comme faisant partie d’un jury de correctionnelle.
Les jeux sont faits et la soutenance est un prétexte.
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