Savoir recevoir en affaires : Sachez accueillir les voyageurs
L’avion et le vol aller et retour dans la journée nous ont fait perdre de vue certaines attentions réservées aux voyageurs. On oublie facilement de tenir compte du dépaysement et de la fatigue ; or, il convient de ne pas se comporter comme si le visiteur venait du quartier voisin. Qui n’a pas connu ces moments d’errance (qui paraissent tout à coup interminables), lorsqu’en rupture de stress on cherche un lieu où s’installer avant ou après un rendez-vous? Il est fréquent aujourd’hui de parcourir trois mille kilomètres pour une heure et demie de réunion ; le reste du temps (celui que l’on passe dans les avions et les salles d’embarquement) ressemble à un no man’s land de pas et de temps perdus.Pourquoi ne pas offrir à autrui ce dont vous rêvez lorsque vous êtes vous-même hors de vos frontières pour la journée ?
- Appeler le secrétariat de votre voyageur la veille de son départ, pour connaître l’heure prévue de son arrivée.
- Le cas échéant, envoyer une voiture ou commander un taxi pour la gare ou l’aéroport.
- Réserver un coin d’attente confortable, équipé d’un petit bureau. Prévoyez, si possible, un lieu de repos susceptible de recevoir votre invité pendant quelques heures.
- Prévoir, pour les étrangers, un dossier comprenant (à envoyer avant le voyage) :
– un plan de la ville (entourant le site exact de votre entreprise) ;
-des numéros de compagnies de taxis ; quelques adresses de restaurants à proximité ;
– quelques indications sur l’environnement immédiat (surtout lorsqu’il s’agit d’une zone industrielle).
- Préparer quelques menus cadeaux publicitaires ou promotionnels de l’entreprise. Rien n’est plus frustrant que de circuler dans un univers de produits (confiserie, produits de beauté, titres de presse…) et de ne s’en voir offrir aucun.
- Proposer l’usage d’une salle de bains. Certaines entreprises en sont équipées. Pourquoi ne pas offrir la possibilité de l’utiliser ?
- Faire preuve de simplicité. Une fois votre visiteur confortablement installé, mettez-le à l’aise en lui signifiant qu’il peut rester autant qu’il le souhaite et que vous le laissez à ses occupations sauf s’il a besoin de quelque chose.
- Rester discret. Il est inutile de manifester une présence plus pesante qu’agréable en vous croyant obligé d’aller voir ce qui se passe toutes les dix minutes !
- Régler l’addition si vous rencontrez un étranger au bar de son hôtel car il est sur votre « territoire ».
Le B.A.-BA
Appeler le secrétariat de votre voyageur la veille de son départ, pour connaître l’heure prévue de son arrivée.
Le cas échéant, envoyer une voiture ou commander un taxi pour la gare ou l’aéroport.
Réserver un coin d’attente confortable, équipé d’un petit bureau. Prévoyez, si possible, un lieu de repos susceptible de recevoir votre invité pendant quelques heures.
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