Savoir gérer un cocktail : Si vous l'organisez
L’heure : ne la fixez pas au moment d’un repas. Le fait d’appeler la réception « cocktail » ne vous fera pas pardonner le buffet vide au bout d’un quart d’heure. L’entreprise qui reçoit doit être en mesure de nourrir ses invités si elle invite aux heures des repas.
Se faire annoncer : dans certaines réunions sélectives, retrouvez le charme des « aboyeurs », il permet à tout le monde de repérer « qui est qui », et l’hôte aura au moins le bénéfice de rencontrer ses invités, ce qui n’est plus que rarement le cas.
OU ? ne voyez pas trop petit: les salons enfumés où l’on s’écrase ne sont pas synonymes de succès, c’est manquer de considération envers ceux que vous avez conviés (ne voyez pas trop grand non plus).
Ressituer : n’ayez pas peur de marquer l’aspect professionnel de la réunion. À force de vouloir paraître désintéressé, on ne sait plus chez qui Ion mâchouille les petits-fours et pour quel motif. Si le cocktail se double d’une manifestation (projection, discours…), joignez un programme au carton, quelques lignes suffiront.
En interne : mêlez le maximum de membres de l’entreprise à la manifestation avec un briefing préalable qui les incitera à se mêler aux invités, à les aborder et à se faire reconnaître. Rien de plus ridicule que ces groupes qui se forment pour finir par ressembler à des équipes de foot : invités d’un côté et encadrement d’une entreprise de l’autre.
N’oubliez pas que si vous vous devez d’abord à vos invités, la communication interne est également une marque de politesse envers vos collaborateurs. Ils doivent sinon participer, du moins être avertis de ce qui se passe.
Enfin, s’il est convié, le personnel aura droit au même traitement que les invités et non à une « sous-réception », comme c’est parfois le cas.
Les invites : pointez les invités à l’arrivée, mais laissez-leur le carton d’invitation en souvenir (ils n’apprécient pas toujours qu’on le leur confisque).
Évitez les invitations à tiroir : coupon bleu si on est invité au dîner, rouge si on a accès à un buffet d’honneur, etc. C’est extrêmement désobligeant pour l’invité « de base » qui ne fait pas partie des VIP.
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