Etude de poste de travail: etude de poste
Introduction
Etudier un poste de travail, c’est lui établir un document plus approfondi qu’une fiche de poste, fiche de fonction ou descriptif de tâches lui correspondant. Aussi, cela demande plus de professionnalisme en matière d’analyse de travail de la part de son rédacteur et plus d’investissement en temps.
Les finalités de l’élaboration de l’étude de poste sont multiples
– Support d’informations nécessaire pour tout recrutement externe ou interne relatif à la position concernée (aussi bien pour le candidat que pour le recruteur).
– Support d’informations nécessaire pour l’évaluation du tenant du poste dans le cadre de la gestion de sa carrière (évaluation suite période d’essai, évaluation périodique de suivi de carrière).
– Support d’informations utiles pour l’élaboration d’un plan de professionnalisation du tenant de poste et de précision de ses besoins en formation pour la période à venir (approche par compétences).
– C’est un document – support d’informations utile pour toute réflexion concernant le contenu du travail au niveau du poste considéré.
– C’est un document source à partir du quel, le document dit fiche de poste, descriptif de tâches ou fiche de fonction pourra être extrait.
Principes généraux relatifs à l’étude d’un poste de travail
– L’étude d’un poste de travail rend compte de ce poste tel qu’il est au moment où il est décrit et étudié.
– C’est la réalité du poste qui est décrite et étudiée et non l’idée qu’on peut s’en faire.
– La description ou l’étude d’un poste est indépendante des jugements et des opinions que peuvent porter sur ce poste le titulaire du poste, son supérieur hiérarchique et l’analyste lui-même.
– Décrire ou étudier un poste n’est pas le figer, la description ou l’étude est un constat fait à une date déterminée, elle peut être réactualisée lorsque c’est nécessaire.
– Certains titulaires ‘’font’’ leur poste, il n’en reste pas moins qu’à l’instant ‘’t’’, le poste est ce qu’il est devenu par l’action de son titulaire.
– L’étude d’un poste est considérée terminée lorsque le titulaire de ce poste et son supérieur hiérarchique sont d’accords sur son contenu.
Proposition d’un plan type de rédaction d’une étude de poste
A- COMPOSANTES DU POSTE
A-1 – RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
– A-1-1- à quelle unité de la structure le poste est directement rattaché?
– A-1-2- quelle est la fonction du chef direct?
– A-1-3- comment les instructions sont elles transmises? Par écrit, oralement ou par télécommunication (indiquer la nature ou la forme des instructions et la fréquence de chaque type d’instructions).
– A-1-4- comment le tenant du poste rend compte de son travail? Par écrit, oralement ou par télécommunication (indiquer la nature la forme et la fréquence de chaque type).
– A-1-5-qui assure le suivi du travail rendu par le tenant du poste?(indiquer la méthode de suivi et la fréquence de l’action de suivi).
– A-1-6- quel est l’aspect le plus important du travail rendu par le tenant du poste (préciser en terme de qualité et de quantité).
– A-1-7- supervision exercée par le tenant du poste (indiquer le nombre de collaborateurs ou des subordonnés, leur âge moyen, leur répartition par sexe, par qualifications professionnelles).
– A-1-8-type de relations avec les collaborateurs ou les subordonnés (indiquer ceux qui sont commandés directement, ceux qui sont commandés indirectement, quelles sanctions positives ou négatives sont du ressort du tenant du poste? doit -il noter ses collaborateurs et à quelle fréquence?).
– A-1-9- quels sont les postes et les unités de la structure auquel le poste est fonctionnellement rattaché? (indiquer s’il ya lieu le nombre des titulaires occupant le même poste, les postes qui ont le même niveau et le même rattachement hiérarchique, les postes avec les quels il y a des liaisons fonctionnelles mais rattachés hiérarchiquement à d’autres unités de la structure).
A-2-ATTRIBUTIONS DU POSTE
C’est la partie qui demande le maximum de réflexion car il ne s’agit pas d’énumérer les opérations de travail, surtout pour les postes relativement complexes, mais de faire un classement qui permet de voire les différentes activités d’un poste et leur enchainement.
– A-2-1- objectif de la fonction(partant de la mission globale du poste, définir l’objectif principal ou les objectifs principaux de la fonction en utilisant des verbes d’action précis).
– A-2-2-activités prises en charge notons qu’une activité peut comprendre plusieurs tâches principales et chacune des tâches principales peut comprendre plusieurs tâches élémentaires(ou secondaires).Ce qui importe, c’est que le contenu de cette rubrique soit suffisamment clair pour être compris par une personne qui n’a jamais occupée ce poste. Il est assez courant que lorsqu’on a regroupé les tâches principales par activité d’avoir un ‘’reste’’, c’est sous la rubrique tâches complémentaires que cela doit être décrit, cependant si le nombre de tâches classées sous cette rubrique est trop important cela voudrait dire que le choix des activités a été mal fait et la répartition des tâches par activité est à revoir.
– A-2-3- répartition en% du temps de présence au travail entre les différentes activités prises en charge ou entre les tâches principales de l’activité au niveau du poste.
– A-2-4- difficultés relatives à chacune des activités ou de chacune des tâches principales en précisant chaque fois les raisons de la difficulté, en quoi cela consiste et comment la surmonter (proposition de formation, de réorganisation…).
– A-2-5-méthode de travail propre au poste (donner un ordre de priorité à chacune des méthodes de travail suivantes travail d’équipe en précisant avec qui?autonome en précisant les limites et/ou rattaché directement au chef hiérarchique).
– A-2-6-Analyse des incidents On ne retiendra que les incidents qui se sont effectivement produits et non ceux qui pourraient se produire.
|
Incident
|
Causes
|
Fréquences
|
Conséquences
|
Solutions adaptés
|
A-3-RESPONSABILITES
Le tenant du poste est responsable
– A-3-1- du personnel (préciser).
– A-3-2- du matériel (préciser).
– A-3-3- du public et de la clientèle (contact avec qui exactement).
– A-3-4- de la gestion (préciser).
– A-3-5- de la sécurité, de l’environnement et de l’hygiène (préciser).
– A-3-6- de la qualité (préciser).
– A-3-7- du recrutement (préciser).
– A-3-8- de la formation (préciser).
– A-3-9- autres responsabilités non signalées.
– A-3-10- quels documents doit signer le tenant du poste.
– A-3-11- quels types d’erreurs peut on craindre chez le tenant du poste?
– A-3-12- quelles sont les conséquences les plus importantes de ces erreurs?
A-4-DYNAMIQUE DU POSTE
– A-4-1- remplacement
En cas d’indisponibilité du tenant du poste qui le remplace? Préciser le poste du remplaçant et les limites de ce remplacement, le tenant du poste qui peut-il remplacer?
|
Poste
|
Services
|
Limites du remplacement
|
– A-4-2- déplacement
Le tenant du poste du poste est il appelé à effectuer des déplacements dans le cadre de son travail dans le pays, à l’étranger, préciser chaque fois la durée et la fréquence, la destination et l’objet (mission s, stages…) quand il s’agit de déplacements vers l’étranger.
– A-4-3- mutation
Le tenant du poste peut- il être amené à être muté? si oui, vers quel service, vers quelle unité, vers quelle région?
– A-4-4- promotion
Dans le cadre d’une promotion, quel poste pourrait occuper le tenant poste ? Période moyenne avant d’accéder au poste supérieur?par quel moyen pourra –t-il y accéder (ancienneté, concours, choix qui en décide). Quel est le plafond que le tenant du poste ne peut dépasser?
A-5-ORGANISANISATION DU TRAVAIL ET CONDITIONS DE TRAVAIL
– A-5-1- lieu du travail.
– A-5-2- horaire de travail (nombre d’heures par jour, nombres d’heure s par semaine, heures supplémentaires, astreinte…).
– A-5-3- unité de travail bureau individuel, collectif, atelier, chantier…
– A-5-4- conditions psycho-sociales du poste y a –t-il un problème humain particulier qui revient souvent?
– A-5-5- historique du poste (ancien, nouveau, raison du départ du précédent si c’est le cas…)
– A-5-6- durée d’adaptation au poste.
– A-5-7- conditions particulières au poste (nuisances, risque d’accident…).
- B- QUALIFICATIONS REQUISES:
B-1- CARACTERISTIQUES GENERALES
– B-1-1- âge.
– B-1-2- permis de conduire nécessaire, apprécié ou indifférent (au besoin, préciser la catégorie du permis voiture légère, poids lourd, autres…).
B-2-FORMATION-DIPLOME-EXPERIENCE
– B-2-1- Niveau d’instruction (minimum, exigé, souhaité).
– B-2-2- formation (souhaitée, exigée?préciser le domaine, l’institution qui la dispense et le niveau de la formation ou le diplôme).
– B-2-3- langues étrangères (exigées en écrit et/ou en oral, souhaitées en écrit et/ou en oral).
– B-2-4- expérience (exigée, souhaitée en précisant le domaine et la durée).
– B-2-5- connaissances spécifiques (exigées, souhaitées et dans quel domaine).
– B-2-6- aptitudes (intellectuelles, psychologiques, physiques, physiologiques, sensorimotrices, et/ou d’autres aptitudes nécessaires à préciser).
- C- REMARQUES ET SUGGESTIONS:
C-1- REMARQUES RELATIVES AUX RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES.
C-2- REMARQUES RELATIVES AUX ATTRIBUTIONS DU POSTE.
C-3- REMARQUES RELATIVES AUX RESPONSABILITES.
C-4- REMARQUES RELATIVES A LA DYNAMIQUE DU POSTE.
C-5- REMARQUES RELATIVES A L’ORGANISATION DU TRAVAIL ET AUX CONDITIONS DE TRAVAIL.
C-6- REMARQUES RELATIVES AUX QUALIFICATIONS REQUISES.
C-7- AUTRES REMARQUES ET SUGGESTIONS RELATIVES AU POSTE.
